EVENTUALIDADES ORGANIZANDO TU EVENTO

La reciente contingencia mundial por el Covid19 nos ha orillado a cambiar no sólo nuestra rutina diaria, sino también nuestra forma de ver la vida, pues la realidad es que no siempre pensamos en todos los escenarios posibles, lo que puede o no ocurrir, lo cual en ningún momento es recomendable, pero sobretodo es necesario hacerlo cuando se toma alguna decisión.

Sin embargo, no se trata de adoptar posturas pesimistas, sino a estar conscientes y posiblemente preparados para afrontar de la mejor manera dichas eventualidades o contingencias y, tal cual, lo mejor siempre será prevenir, ya que está comprobado que sale mucho más caro lamentar.

Durante esta temporada, justo una de las más cotizadas para los eventos sociales, éstos y demás conglomeraciones tuvieron que cancelarse o reagendarse para un mejor momento (el cual aún no se vislumbra a corto plazo). Nuestras autoridades han explicado que entraremos a lo que ellos llaman “la nueva normalidad” en la que debemos priorizar y maximizar algunas medidas de prevención e higiene.

Hablando entonces de eventualidades, en este post he decidido compartir algunos puntos importantes que deberías tomar en cuenta DURANTE LA ORGANIZACIÓN DE TU EVENTO que es cuando evalúas tus opciones y, con base en tus preferencias y necesidades, contratas a los diferentes proveedores de bienes y servicios.

Estos acontecimientos no pueden evitarse o pronosticarse del todo, pero sí cuentas con un soporte legal que aminora los riesgos: EL CONTRATO QUE FIRMAS CON LOS PROVEEDORES, pues debe existir al menos una cláusula que aborde la posibilidad de cancelar dicho contrato por cualquier causa que imposibilite su cumplimiento por cualquiera de las partes involucradas. Puede tratarse de algo totalmente fuera de nuestro alcance (decesos, catástrofes naturales, contingencias sanitarias), por insatisfacción o incumplimiento del cliente o proveedor, o por simple decisión de cancelar del evento, cuyas causas son infinitas.

Firmar un contrato no es una mera formalidad, sino que representa un documento legal que se debe leer muy bien y preguntar en todo lo que se tenga dudas. Tanto quien contrata, como quien presta el servicio, deben estipular en dicho escrito su voluntad, compromisos, responsabilidades y sanciones, según sea el caso. Su incumplimiento, cabe mencionarlo, puede ser demandado ante un tribunal, es por eso que SIEMPRE DEBEN EXPONERSE LOS TIEMPOS Y CONVENIOS PARA PODER CANCELAR SIN CONSECUENCIAS MAYORES.

Por ejemplo, durante esta contingencia ha sido muy común que quienes cancelaron su evento o, en el mejor caso, alcanzaron a reagendar, de alguna forma perdieron dinero por la inmediatez con la que se realizó. Te puedo decir que existen tiempos y porcentajes estipulados por ley, de acuerdo al servicio contratado: es el caso de espacios de realización del evento, fotografía y video, diseño, organización y logística, música y entretenimiento, etcétera. Si se cancela con poco tiempo de anticipación, estaríamos hablando de que el prestador pudo haber negado tu fecha a algún otro cliente y será complicado que recupere la posibilidad de trabajar ese día en algún otro evento, es decir, hubo “daños y perjuicios”. Por tanto, se puede llegar a un convenio o bien el proveedor podrá mantener el depósito, el cual no debe ser de más del 50% puesto que generalmente se liquida antes de la fecha del evento.

En el caso de productos perecederos, por ejemplo el banquete, coctelería y florería, a menos de que hayas cancelado a menos de 15 días del evento que es cuando se adquieren dichos productos, puedes fácilmente re agendar o solicitar una devolución sin mayor problema. Una vez más, todo ello según lo estipulado en tu contrato, pues sucede lo mismo con respecto a daños y perjuicios (fechas apartadas).

Lo que aconsejaría es reagendar la fecha, sea o no para el mismo evento. Si escogiste esta opción y lo hiciste en tiempo y forma (en este caso, más de 3 meses), pero si es el prestador del servicio quien se ve imposibilitado de acuerdo a su capacidad y/o disponibilidad de la fecha que mejor se adapta a tus necesidades, sin mayor consecuencia se puede cancelar el contrato. Si durante esta contingencia este fue tu caso y no te regresaron, al menos, un porcentaje, debes saber que fuiste engañado porque la cancelación fue por causas de fuerza mayor; si has tenido que cancelar, por la razón que sea, pero lo hiciste con suficiente tiempo de antelación, también se puede llegar a un acuerdo, pero TODO ELLO DEBE ESTAR ESTIPULADO EN TU CONTRATO.

El futuro es imprevisible, pero de lo que se trata es de llevar un mejor control. Por eso es importante elegir bien la fecha y es necesario que lo hagas con suficiente anticipación para evitar toparte con más obstáculos de los habituales, sobre todo con las pérdidas económicas. La recomendación es que exijas siempre un contrato y sobre todo una cláusula específica sobre dichas “eventualidades” que impidan u obstaculicen de más la realización de tu evento. En otras palabras, que puedan arruinar tu inversión.

Es conveniente cambiar nuestro chip y “normalizar” también este cambio de perspectiva porque cuando tomas mejores decisiones y de verdad disfrutas del evento por el que estás pagando, deja de ser un gasto y empiezas a verlo como inversión.