¿Qué hace un organizador de eventos y por qué deberías contratarle?

Decides hacer un evento. Escoges fecha, lugar, hora, invitados y proveedores...¡Y ya! Pareciera tan simple el proceso de la organización de un evento que a veces se le resta importancia a la figura del Organizador de Eventos, entendida no como el "amigo/a" buena onda que le está ayudando al anfitrión, sino al profesional que se dedica justo a eso porque, aunque no es un concepto nuevo, aún se pudiera catalogar como un "gasto innecesario" puesto que no se tiene conocimiento de todo el trabajo que ello implica, entre lo que se encuentra:

1. El diseño. Se establece primero la temática o el concepto que deberán proyectar los elementos más visibles que integren al evento en busca de congruencia, viabilidad y, principalmente, que vaya acorde con las expectativas del anfitrión.

2. La planeación u organización. De acuerdo al diseño, se contacta a los participantes y proveedores del evento, procurando siempre no exceder el presupuesto, además de que se acuerda el itinerario, considerando detalles básicos que pudieran afectar su óptima realización.

3. Y finalmente la logística o coordinación durante los días previos y el día del evento cuando se hace cargo de cada detalle, previsto e imprevisto, brindando inmediata solución (gestión de crisis) para que el evento se desarrolle tal como lo planeado.

Lo anterior no parece muy complicado, suena a actividades que los implicados en la organización realizan (bien o mal). El problema yace cuando existe una mala comunicación o no se acuerdan funciones específicas que termina por afectar su óptima realización. Es por ello que la figura del "organizador" o "coordinador" ha tomado relevancia en últimos años, ha dejado de verse como gasto y empieza a verse como una alternativa ante las malas experiencias de quienes no los contratan o bien una necesidad para quienes han disfrutado directa e indirectamente la diferencia de cuando sí.

Entre las principales razones para considerar al menos la asesoría y el apoyo en la coordinación del evento (social, empresarial o institucional) se encuentran:

1. ADIÓS PREOCUPACIONES. ¡Ah! Y llegas a tu evento como si fueras un invitado más... lo sabemos, son las fiestas que más nos gustan. ¿A quién no le gustaría disfrutar plenamente del evento por el que está pagando (una buena cantidad) y ser el invitado más especial? Un organizador de eventos se encargará de todos los pormenores y tú sólo tendrás que decidir qué es lo que quieres y cómo lo quieres, por lo cual te ahorras tiempo, molestias, malas experiencias o decepciones e incluso, por increíble que parezca, puedes ahorrarte dinero.

2. EL TRATO CON PROVEEDORES. Generalmente, las empresas de organización de eventos te ofrecen paquetes "todo incluido" (que en realidad es lo óptimo) o bien tienen una cartera de proveedores de confianza que no "son los que hay", sino que por sus estándares de calidad pueden recomendarte para trabajar sin salirse de tu presupuesto, a menos que tú lo apruebes.

3. ES UN EXPERTO EN LO QUE HACE. Dicen por ahí que "cualquiera pudiera organizar un evento, pero no cualquiera sabe organizarlo". Más aún, no cualquiera te puede garantizar el éxito de tu evento, tal cual te lo has imaginado, ni tu satisfacción como cliente al adquirir un servicio. Un buen organizador/diseñador de eventos cuenta con experiencia profesional y, en el mejor de los casos, una metodología de trabajo comprobada y buscará siempre darle un toque único a tu evento (tampoco te conformes con menos).

Ahora tienes un panorama de las ventajas pero, si aún no te convences, seguramente ya estarás pensando en RAZONES PARA NO CONTRATAR A UN ORGANIZADOR DE EVENTOS y la principal es que no quisieras que "alguien ajeno se meta en tu evento" o que "no vas a pagar por algo que tú puedes hacer". Es cierto que no somos vitales, aunque sí te podemos apoyar en más de una forma, sobre todo cuando ofrecemos asesoría gratuita, promociones y servicios exclusivos a nuestros clientes. Inténtalo, no te vas a arrepentir.